Proyek Pengembangan Bisnis dengan Pilot Pen Marketing Indonesia: Implementasi ERP MS D365 NSIDN | ERP Implementation

PROJECTOVERVIEW

BACKGROUND

Sebagai perusahaan yang masih baru di Indonesia, PT Pilot Pen Marketing Indonesia perlu mengimplementasikan sistem manajemen keuangan dan rantai pasok yang efektif terutama untuk modul buku kas umum, piutang dagang, hutang dagang, aset tetap, pajak, pembelian, penjualan dan inventaris untuk mendukung operasi mereka ke depan.

Solution

Untuk memenuhi kebutuhan klien, NSIDN menyediakan solusi ERP end-to-end menggunakan Microsoft Dynamics 365 Business Central untuk mengaplikasikan fungsi Finance & SCM yang lengkap, di mana proses implementasinya hanya membutuhkan waktu selama 4 bulan dari awal hingga akhir.

result

PT Pilot Pen Marketing Indonesia kini dapat secara efektif mengelola laporan keuangan, aset internal perusahaan, faktur yang belum dibayar ke vendor dan pelanggan, jumlah persediaan stok, serta memantau pembelian ke vendor dan proses penjualan ke pelanggan.

PROJECTBackground

PT Pilot Pen Marketing Indonesia (PPMI) merupakan anak perusahaan dari Pilot Corporation Jepang, perusahaan produsen alat tulis. Pilot Pen Marketing Indonesia dibentuk sebagai fokus bisnis baru di Indonesia, di mana saat ini Pilot sedang melakukan ekspansi pemasaran dan distribusi untuk menjangkau pasar di Indonesia.

Sebagai bisnis yang baru saja diresmikan, PPMI memerlukan infrastruktur bisnis yang solid untuk mendukung kegiatan operasional mereka, yaitu sistem manajemen inventaris yang layak. Sistem manajemen keuangan dan rantai pasok ini merupakan bagian dari enterprise resource planning (ERP), sebuah sistem software terintegrasi multi-modul yang mengelola berbagai fungsi dalam sebuah perusahaan, beroperasi secara real-time dan digunakan untuk meningkatkan efisiensi dari proses bisnis. Untuk memfasilitasi kebutuhan PPMI, PT NSSOL Systems Indonesia menawarkan solusi ERP terintegrasi end-to-end berbasis Microsoft Dynamics 365 Business Central (MD365 BC). Setelah kesepakatan tercapai antara kedua belah pihak, proyek ini dimulai pada tanggal 1 Oktober 2023 dan berlangsung hingga 31 Januari 2024.

PROJECTEXECUTION

Microsoft Dynamics 365 Business Central adalah software ERP all-in-one untuk solusi bisnis yang dikembangkan dari Microsoft Dynamics NAV dan dapat dioperasikan di cloud maupun on premise. Cakupan fungsinya meliputi modul keuangan dan akuntansi, sumber daya manusia, pembelian, penjualan dan pemasaran, manufaktur, layanan, manajemen inventaris, manajemen proyek, dan pergudangan. Dengan portfolio dan kompetensi yang dimiliki NSIDN, solusi ERP berbasis MD365 BC juga merupakan salah satu produk unggulan NSIDN, yang dapat digunakan di berbagai perusahaan di seluruh dunia.

Microsoft Dynamics 365 Business Central dapat mentransformasi operasi bisnis dengan meningkatkan produktivitas, otomatisasi dan meningkatkan proses bisnis, didukung oleh keamanan dan kepatuhan kelas dunia, dan membuat keputusan berbasis data. Software ini bersifat sangat fleksibel dan mudah diakses, dengan kompatibilitas untuk berbagai perangkat dan dukungan yang tersedia dalam lebih dari 47 bahasa. Sebagai bagian dari salah satu lini produk Microsoft, setiap unit bisnis dapat berkolaborasi melalui Microsoft Teams dengan akses ke data Business Central tanpa biaya tambahan. MD 365 BC mencakup aspek-aspek bisnis berikut ini:

Finance
MS Dynamics 365 BC dapat membantu meningkatkan performa manajemen keuangan dengan kontrol atas data finansial, perkiraan arus kas, meningkatan kinerja keuangan, hingga ekspansi ke pasar global.
Sales and service
Mampu mengenali potensi peluang bernilai tinggi, mengakselerasi proses jual beli, memberikan pelayanan yang unggul, dan meningkatkan perjalanan pelanggan.
Project management
MS Dynamics 365 BC dapat membantu pengelolaan biaya proyek, mengoptimalkan sumber daya, mendorong profitabilitas proyek, dan meningkatkan produktivitas tim.
Manufacturing process
Mendorong pengoptimalan rantai pasok, mengelola proses manufaktur, menyempurnakan proses manajemen inventaris, dan mengoptimalkan tata kelola gudang.

Dalam proyek ini, NSIDN berfokus pada implementasi sistem keuangan dan supply chain management (SCM) yang mencakup proses penjualan, pembelian, dan manajemen inventaris dari sistem yang diterapkan. Fase pertama dari proyek ini mengambil pendekatan yang berbeda dari proyek-proyek lain yang pernah NSIDN kerjakan, karena metode fast implementation yang dipakai untuk proyek ini adalah metode implementasi jangka cepat, di mana NSIDN langsung memulai tahap pengembangan alih-alih memulai dengan tahap perencanaan dasar dan proyek ini berlangsung selama hanya kurang lebih empat bulan. Setelah fase pengembangan, NSIDN memulai fase pelatihan untuk semua anggota tim proyek yang terlibat dan memulai fase pengujian aplikasi setelahnya.

POSTProject

Proyek telah berakhir secara resmi pada akhir Juli 2024 dan sistem telah beroperasi untuk fungsi Keuangan dan SCM. Saat ini, proyek sedang berada pada fase annual technical service (ATS), dengan NSIDN yang memonitor operasinya saat ini. Mengingat fase ini masih berjalan, kesepakatan untuk mengimplementasikan modul-modul lain dalam sistem mereka pada tahun ini masih dipertimbangkan oleh masing-masing pihak. Fase kedua dari proyek ini akan dimulai pada bulan April 2024, dengan fungsi keuangan yang diperkirakan akan diluncurkan pada bulan Agustus 2024.

WHATTHEY SAY

Kerja sama antara PPMI dan NSIDN dimulai atas rekomendasi langsung dari cabang utama Pilot di Jepang, yang didukung oleh portofolio pencapaian NSIDN secara keseluruhan di Indonesia. Selama proses implementasi, Pak Aji, selaku spesialis keuangan PPMI mengungkapkan bahwa MD 365 BC telah memberikan dampak positif pada operasional bisnis PPMI, terutama dari segi alokasi waktu. Berkat MD 365 BC, waktu yang dibutuhkan untuk membuat sekitar 100 faktur pajak dapat dipersingkat menjadi hanya 1 hingga 2 hari, di mana sebelumnya dapat memakan waktu sekitar 1 hingga 2 minggu tanpa menggunakan software. Selain itu, sistem ini juga meminimalisir potensi human error melalui input otomatis untuk transaksi keuangan dan rekapitulasi stok. Sistem berbasis cloud yang telah terintegrasi memudahkan divisi lain untuk mengakses stok barang yang tersedia di gudang.

Secara keseluruhan, implementasi MD 365 BC memberikan dampak positif yang signifikan terhadap proses bisnis PPMI yang terus berkembang. Bapak Aji merasa terkesan dengan etos kerja NSIDN yang cepat dan mendetail, cepat tanggap dalam merespon berbagai permasalahan yang muncul dan troubleshooting. Saat ini, PPMI sedang berfokus untuk memindahkan data-data yang ada ke dalam sistem yang baru, dan annual technical service (ATS) juga masih berlangsung.

PROJECTWORDS

Tingkatkan produktivitas dan efisiensi operasional perusahaan Anda dengan Microsoft Dynamics 365 bersama PT Nippon Steel Solutions Indonesia (NSIDN), anak perusahaan Nippon Steel di Indonesia yang bergerak di bidang pengembangan solusi IT profesional yang dapat disesuaikan dengan kebutuhan bisnis Anda. Mari akselerasikan bisnis Anda bersama kami! Untuk informasi lebih lanjut, Anda dapat menghubungi kami di 0852-1535-7287 (hanya melalui WhatsApp) atau kirimkan email ke sales@id.nssol.nipponsteel.com.

Proyek Pengembangan Bisnis dengan Pilot Pen Marketing Indonesia: Implementasi ERP Microsoft Dynamics MS D365 NSIDN