Menyempurnakan Sistem ERP Untuk Peningkatan Produktivitas: Implementasi MSD365 FO untuk Yachiyo Indonesia
16 Mei 2024
Studi Kasus
PT Yachiyo Trimitra Indonesia (Yachiyo Indonesia) adalah perusahaan merek Indonesia dari Yachiyo Industry Co, Ltd. Sama seperti perusahaan induknya di Jepang, Yachiyo Indonesia bergerak di bidang produksi tangki bahan bakar. Yachiyo Indonesia pertama kali didirikan pada bulan Mei 2012 dan mulai beroperasi pada bulan Agustus 2013. Terhitung per tahun 2023, kapasitas produksi tangki bahan bakar Yachiyo Indonesia telah mencapai 250.000 set per tahun. Kantor pusat dan pabrik produksi Yachiyo Indonesia saat ini berlokasi di Kawasan Industri Karawang, Jawa Barat.
Pada tahun 2021, Yachiyo Indonesia secara resmi telah mencapai 8 tahun beroperasi. Demi mendukung kegiatan operasional mereka dengan sistem enterprise resource planning yang tepat, Yachiyo Indonesia menginstal software Microsoft Dynamics di seluruh bagian perusahaan. Meski demikian, setelah 8 tahun penggunaan, software tersebut perlahan mulai ketinggalan jaman mulai sulit bagi Yachiyo Indonesia untuk melakukan pemeliharaan software karena mereka harus bergantung pada vendor pendukung yang berbeda-beda setiap kali ada isu yang muncul. Maka dari itu, Yachiyo Indonesia membutuhkan sebuah solusi yang tepat untuk mengatasi isu tersebut dan NSSOL Indonesia mengajukan diri sebagai vendor all-in-one yang dapat mengimplementasikan sekaligus menjadi pendukung untuk pengaturan Microsoft Dynamics baru Yachiyo Indonesia.
Guna memenuhi kebutuhan operasional Yachiyo Indonesia serta meningkatkan sistem enterprise resource planning yang telah ada, NSSOL Indonesia menyarankan untuk melakukan penyempurnaan sistem dengan mengimplementasikan software Microsoft Dynamics generasi terbaru, yang sekarang disebut Microsoft Dynamics 365 Finance and Operations (FO). Software ini merupakan generasi baru dari aplikasi Dynamics AX yang mengintegrasikan manajemen CRM dengan perencanaan sumber daya perusahaan (ERP) di atas teknologi cloud Microsoft. Selain memberdayakan perusahaan dengan teknologi yang mutakhir, aplikasi ini juga digunakan untuk mengelola, mengembangkan, dan mentransformasi bisnis menjadi sebuah sistem yang lebih efisien.
Fitur modul yang tersedia dalam software MSD 365 FO mencakup:
- Finance (keuangan)MS Dynamics 365 FO menawarkan berbagai fitur yang berfokus pada manajemen keuangan dan akuntansi bisnis. Fitur yang tersedia ini dapat membantu perusahaan untuk merampingkan dan mengotomatiskan proses keuangan mereka yang mencakup semua transaksi, manajemen keuangan, pajak (menyesuaikan dengan sistem perpajakan di Indonesia), dan pelaporan keuangan.
- Manufacture (manufaktur)MD 365 FO menawarkan modul yang membuat proses manufaktur lebih efisien. Modul tersebut mencakup semua langkah yang diperlukan dalam kegiatan manufaktur, dimulai dari perencanaan dan produksi hingga pengiriman ke pelanggan atau distributor.
- Supply chain and distribution (rantai pasokan dan distribusi)Modul ini mempermudah bisnis untuk mengelola rantai pasokan dan sistem distribusi mereka secara lebih efektif, dimulai dari tahap perencanaan, pengadaan, manajemen pergudangan/inventaris, pengontrolan kualitas produk, pengiriman, dan layanan purnajual.
Proyek implementasi MD 365 FO membutuhkan waktu sekitar sepuluh bulan untuk diselesaikan. NSSOL Indonesia pertama kali memulai proses tersebut dengan pre-project assessment (penilaian pra-proyek) pada tahun 2021 untuk mengidentifikasi kebutuhan klien, seberapa rumit proses penyesuaian pada software baru dan memprediksi jumlah jam kerja yang diperlukan untuk proses implementasi dari awal hingga akhir. Setelah penilaian tersebut selesai, proyek dimulai pada Maret 2022 dan berlanjut hingga Januari 2023 dengan enam fase.
Fase pertama adalah assessment (penilaian), seperti yang dijelaskan dalam paragraf di atas. Fase kedua adalah memberikan basic planning (rencana dasar), di mana tim NSSOL Indonesia membuat ruang lingkup solusi terperinci untuk memberikan pemahaman yang kepada klien tentang hasil yang akan mereka terima di akhir proyek. Fase ketiga adalah fase basic design (desain dasar) sebagai fase sebagai pelengkap fase rencana dasar dengan gambaran yang lebih jelas tentang fungsi-fungsi Solusi yang ada. Fase keempat adalah development (pengembangan), yaitu fase di mana tim NSSOL Indonesia akan membangun dan mengembangkan solusi sesuai dengan rencana dasar dan desain yang telah diberikan pada fase-fase sebelumnya. Fase kelima adalah implementasi solusi yang telah dibangun ke lingkungan klien, yang juga disebut fase go-live. Pada fase ini, solusi dianggap sudah layak untuk dioperasikan. Terakhir, fase keenam adalah fase post-go live, di mana fase ini akan mencakup semua layanan purnajual pasca implementasi yang diperlukan klien dengan NSSOL Indonesia sebagai vendor all-in-one untuk dukungan implementasi dan pemeliharaan.
Proyek dinyatakan telah resmi berakhir pada tanggal 31 Januari 2023 dan saat ini sedang dalam fase pasca-go live, di mana NSSOL Indonesia bertanggung jawab atas layanan teknis tahunan untuk software MSD 365 FO yang telah diimplementasikan ke lingkungan kerja Yachiyo Indonesia. Kontrak ini diperpanjang satu kali per tahun, dengan sistem berbasis tiket (1 isu untuk setiap tiket). Saat ini, Yachiyo Indonesia masih menjadi pengguna tetap layanan NSSOL Indonesia.
Yachiyo Indonesia diproyeksikan akan terus berkembang seiring dengan perkembangan manufaktur. Yachiyo Indonesia juga diprediksi akan memperluas kapasitas produksi mereka pada bulan Juni 2024 dan NSSOL Indonesia siap untuk Kembali bekerja sama dengan Yachiyo Indonesia demi membantu untuk mengembangkan bisnis mereka lebih lanjut.
Kerjasama Yachiyo dan NSSOL Indonesia dimulai dari ketertarikan manajemen Yachiyo terhadap layanan NSIDN dan hubungan yang sudah terjalin sebagai sesama perusahaan Jepang yang beroperasi di Indonesia. Bapak Cahya Firdaus, kepala departemen IT Yachiyo, menyatakan bahwa implementasi ERP yang dilakukan NSIDN telah memberikan dampak positif pada operasional perusahaan, khususnya di bagian pembelian, keuangan, produksi, IT, dan pasca-produksi. Sistem perencanaan menjadi lebih terorganisir dengan perangkat lunak ERP yang lebih baru karena dapat memfasilitasi fokus yang lebih mudah pada beban kerja dengan tatanan fungsional yang baru. Bapak Cahya juga mengapresiasi bahwa keluhan dari pelanggan dinilai menurun secara signifikan dibandingkan ketika Yachiyo menggunakan Microsoft Dynamics AX, di mana respon NSIDN yang cepat membuat tim Yachiyo terkesan.
Sebelumnya, Yachiyo menghadapi masalah penyelesaian maintenance dengan software Microsoft Dynamics AX yang lama, namun situasi ini membaik setelah mereka meng-upgrade software mereka ke MS Dynamics 365 FO dari NSIDN. Sebagian besar, jika tidak semua, tiket pemeliharaan dapat diselesaikan dengan cepat dengan hanya 60 tiket yang diterbitkan, dibandingkan dengan 100 tiket yang diperkirakan. Bapak Cahya juga mengungkapkan keinginannya untuk terus maju bersama NSIDN di masa depan untuk melanjutkan ke tahap proyek selanjutnya untuk mengembangkan dan mewujudkan sebuah solusi yang telah mereka konsepkan.
Implementasi Microsoft Dynamics 365 Finance and Operations telah terbukti meningkatkan produktivitas kerja secara keseluruhan. Dengan keahlian dan pengetahuan NSSOL Indonesia dalam merancang Solusi ERP dengan MSD 365 FO, kami dapat mendigitalisasi dan mengakselerasi bisnis Anda untuk meningkatkan produktivitas. Untuk informasi lebih lanjut, Anda dapat menghubungi kami di nomor 0852-1535-7287 atau kirimkan email ke sales@id.nssol.nipponsteel.com.