ผู้ช่วยคนสำคัญที่ช่วยเปลี่ยนงานเอกสารที่แสนวุ่นวายของคุณให้ง่ายขึ้น

WORKFLOW คือ กระบวนการทำงานทางธุรกิจ มีการกำหนดลำดับขั้นตอนภายในองค์กร โดยมีการกำหนดรูปแบบการเดินเอกสารต่างกันไปตามประเภทของเอกสาร อย่างเช่น การอนุมัติการขอสั่งซื้อ การขออนุมัติค่าเบิกจ่ายต่างๆ เป็นต้น ซึ่งการเดินเอกสารนี้เป็นส่วนสำคัญส่วนหนึ่งที่ทำให้ธุรกิจดำเนินต่อไป เพราะไม่ได้มีผลกับกระบวนการทำงานภายในเท่านั้น อย่างที่ยกตัวอย่างข้างต้น มีกระบวนที่ส่งผลถึงผลประกอบการของธุรกิจด้วยเช่นกัน ถ้าหากเรามีกระบวนการหรือ Workflow ที่เกี่ยวข้องกับการจัดซื้อที่ไม่ดีพอ อาจจะส่งผลให้การจัดซื้อวัตถุดิบที่เกี่ยวข้องกับผลิตล่าช้า ซึ่งส่งผลกระทบได้ถึงแผนงานการผลิตด้วยเช่นกัน

จากความยุ่งยากของกระบวนการทำงาน การเดินเอกสารต่างๆที่ส่งผลถึงการทำงานของหลายส่วนงาน ดังนั้นทีมงานของ Thai NS Solutions จึงพัฒนาระบบที่ช่วยแก้ปัญหาและลดความยุ่งยากจากกระบวนการทำงานนี้ด้วยโซลูชั่นส์ที่ชื่อว่า “SIMPLE WORKFLOW”

SIMPLE WORKFLOW เป็นฟังก์ชั่นส่วนที่พัฒนาเพิ่มเติมจาก Redmine ทำให้มีฟังก์ชั่นสำหรับการสร้างworkflow ได้หลากหลายในเวลาอันสั้น

ฟังก์ชั่นสำหรับการสร้าง workflow ได้หลากหลายในเวลาอันสั้น

SIMPLE WORKFLOW เหมาะกับงานแบบไหน

• ต้องใช้เวลานานในการส่งเอกสารไปยังส่วนงานต่างๆที่เกี่ยวข้อง
• ตรวจสอบ ติดตามสถานะของเอกสารที่ถูกส่งไปไม่ได้ ไม่รู้ว่าตอนนี้ดำเนินไปถึงขึ้นตอนไหนแล้ว
• เอกสารที่ใช้ในการทำงานแต่ละขั้นตอนต้องใช้พื้นที่ในการจัดเก็บเอกสาร ยิ่งงานมาก ขั้นตอนมาก เอกสารยิ่งมากไปด้วย
• ถ้ากรอกข้อมูลในเอกสารผิดก็ต้องกรอกข้อมูลเดิมๆซ้ำๆ ทำงานซ้ำไปซ้ำมา
• แบบฟอร์มเอกสารและการขั้นตอนการขออนุมัติมีหลากหลาย ทำให้เกิดปัญหาส่งเอกสารผิดขั้นตอน
• เนื่องจากยังต้องขออนุมัติด้วยเอกสาร จึงต้องเข้าออฟฟิศไปดำเนินการ ทำให้เสียทั้งเวลาและโอกาสต่างๆหากงานนั้นเป็นงานเร่งด่วน

“เปลี่ยนรูปแบบการทำงานและการขออนุมัติแบบเดิมให้สะดวกขึ้นด้วย
SIMPLE WORKFLOW by Thai NS Solutions”

SIMPLE WORKFLOW ช่วยให้งานของคุณสะดวกขึ้นได้อย่างไร

• ช่วยลดเวลาในการเดินเอกสาร เพียงแค่กรอกข้อมูลในระบบผ่านweb browser แล้วคลิกส่ง ระบบก็ดำเนินการส่งงานต่อให้คนที่เกี่ยวข้อง
• ตรวจสอบงานที่ขออนุมัติได้ง่ายเพียงเช็คข้อมูลผ่านระบบ รู้สถานะได้ทันใจว่างานอยู่ที่ขั้นตอนใด
• ถ้าต้องแก้ไขเอกสาร สามารถนำ application ชุดเดิมที่ส่งไปแล้วมาแก้ไขได้ ไม่ต้องเริ่มนับ 1 ใหม่
• สามารถบังคับใช้ระเบียบของบริษัทและการทำงานได้อย่างทั่วถึง
• สามารถทำการขออนุมัติและอนุมัติได้แม้ผู้ที่เกี่ยวข้องไม่อยู่ที่ออฟฟิศ ช่วยให้การทำงานขององค์กรทำได้อย่างรวดเร็ว

ภาพรวมของ SIMPLE WORKFLOW

• มีสถานะให้จัดการได้ถึง 40 สถานะ อย่างเช่น Approve, Return, Pending, Decline, grant authorization
• ปรับแต่งหรือเพิ่มเติมตามที่ผู้ใช้ต้องการได้ สูงสุด 200 รายการ
• ส่งอีเมลแจ้งเตือนให้ผู้ที่มีหน้าที่รับผิดชอบในลำดับถัดไปได้
• สร้างเลขสำหรับตรวจสอบได้อัตโนมัติ (โดยการอ้างอิงถึงแผนก/ที่ตั้ง/โรงงาน)

ประโยชน์ของการใช้ SIMPLE WORKFLOW

• ตรวจสอบสถานะการขออนุมัติได้แบบเรียลไทม์
• ทำการขออนุมัติผ่านweb ทำให้ทำงานได้เร็วขึ้น ลดการทำงานงานเอกสาร
• ส่งเสริมให้เกิดการทำงานแบบเป็นระบบ

ฟังก์ชั่นการทำงานพื้นฐานของ SIMPLE WORKFLOW

Action/Status	Detail	Offered Function: 〇
Conditional Branch	Change route according to payment amount, factory etc.	〇(※)
Group Approval	Approve all members in the group	〇
Skip to upper position approval	Upper superior can approve even if lower superior hasn’t approved yet.	〇
Withdraw	Approver cancels the request and asks another approver to approve instead.	〇
Reject/Return	Approver specifies applicant and returns request back to them	〇(※)
WF Cancellation	Applicant cancels workflow	〇
Apply(Copy)	Copy and change some items then apply the request	〇
Approve to all	Approve all requests at once	〇
E-mail notification	Send e-mail alert to approver	〇
Show message	Display message that you want to share	〇

System Diagram

Operating Environment

Category	Details	Remark
Server	CPU             : 2Core Memory     : 16GB more HDD            : 256GB more
OS	Redhat Linux 7.6 more or CentOS7.0 more
Middleware	Redmine 4.2.1 more
Database	PostgreSQL 12

ตัวอย่างหน้าจอการทำงาน

ถ้าหากท่านกำลังต้องการปรับเปลี่ยนขั้นตอนการทำงานเอกสารที่แสนวุ่นวายและใช้เวลามาก ให้เป็นรูปแบบที่สะดวกสบาย ตรวจอสอบสถานะของงานขออนุมัติต่างๆ ได้อย่างรวดเร็ว สามารถติดต่อทีมงานของไทย เอ็นเอส โซลูชั่นส์ เพื่อขอคำปรึกษาและรู้จักกับ SIMPLE WORKFLOW ให้มากขึ้น