ความท้าทายที่บริษัทญี่ปุ่นในประเทศไทยเผชิญในการเลือกใช้ระบบ ERP (2)

Date : 20-05-2026

การกำหนดความต้องการเพื่อค้นหาระบบ ERP ที่ตอบโจทย์ที่สุด

ต่อยอดจากบทความก่อนหน้านี้ที่เราได้พูดถึงภาพรวมและสถานการณ์ปัจจุบันของบริษัทญี่ปุ่นในประเทศไทย บทความนี้จะมุ่งเน้นไปที่
“วิธีการกำหนดความต้องการ (Requirement Definition) สำหรับระบบ ERP ในอุดมคติ” ซึ่งความต้องการเหล่านี้จะกลายมาเป็นรากฐานสำคัญในการประเมินข้อเสนอ (Proposal) ของผู้ให้บริการระบบ (Vendor) ต่อไปครับ

สำหรับผู้บริหารชาวญี่ปุ่นที่เพิ่งย้ายมาประจำการในประเทศไทย สัญชาตญาณแรกมักจะเป็นการทำความเข้าใจกระบวนการทำงานในปัจจุบัน โดยมักตั้งคำถามว่า “พนักงานในองค์กรของเรามีขั้นตอนการทำงานจริงอย่างไร?” แน่นอนว่านี่เป็นจุดเริ่มต้นที่เป็นธรรมชาติและถูกต้อง เพราะหากเราไม่มีภาพสะท้อนที่ชัดเจนว่าใครทำอะไร และมีขั้นตอนอย่างไร การจะระบุปัญหา จัดลำดับความสำคัญ หรือกำหนดความต้องการของระบบก็คงเป็นเรื่องยาก ซึ่งในความเป็นจริง เรามักจะพบว่าหลายองค์กรมีความตื่นตัวและได้เริ่มทำแผนผังขั้นตอนการทำงาน (Workflow Mapping) ภายในกันเองไปบ้างแล้ว

อย่างไรก็ตาม เอกสารขั้นตอนการทำงานเหล่านั้นมักจะ “ยังไม่เพียงพอ” สำหรับนำไปใช้ในการเลือกสรรระบบ ERP ด้วยเหตุผลหลายประการ ดังนี้ครับ :

• เมื่อฝ่ายธุรกิจ (Business Units) เป็นผู้จัดทำ : รายละเอียดของกระบวนการมักจะขาดความต่อเนื่องหรือไม่ละเอียดพอ ทำให้ยากต่อการนำไปใช้ประเมินหรือออกแบบระบบ
• เมื่อฝ่ายไอที (IT) เป็นผู้ขับเคลื่อน : เนื้อหาก็มักจะเน้นหนักไปที่ตรรกะของระบบ (System Logic) จนละเลยภาพรวมของการดำเนินธุรกิจจริง
• ข้อจำกัดในการแยกแยะ : ถึงแม้กระบวนการทำงานจะถูกบันทึกไว้อย่างดี แต่ก็ยากที่จะแยกแยะได้ว่า ขั้นตอนไหนคือสิ่งที่ "ปรับเปลี่ยนได้" และขั้นตอนไหนคือสิ่งที่ "เปลี่ยนไม่ได้" ซึ่งการจะแยกแยะเรื่องนี้ได้ จำเป็นต้องเข้าใจลึกไปถึง "เหตุผลเบื้องหลัง" ว่าทำไมปัจจุบันถึงต้องทำงานด้วยวิธีนี้ ซึ่งในทางปฏิบัติแล้ว... พูดง่ายแต่ทำยากครับ

ด้วยเหตุนี้ หลายองค์กรจึงเลือกที่จะใช้บริการจากพันธมิตรภายนอก เช่น บริษัทที่ปรึกษา หรือผู้ให้บริการระบบ (หลังจากนี้ขอเรียกว่า”ผู้ให้บริการ”) เพื่อเข้ามาช่วยทำการ ประเมินสถานะปัจจุบัน (Current-State Assessment) อย่างเป็นระบบ

การดึงมุมมองที่เป็นกลางจากบุคคลภายนอก (Third-party perspective) จะช่วยให้ผู้ให้บริการสามารถรวบรวมข้อมูลเชิงลึกจากผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย ทั้งจากฝั่งธุรกิจและฝั่งไอที เพื่อนำมาสังเคราะห์เป็นภาพรวมของกระบวนการ ระบบ และจุดที่ควรปรับปรุงได้อย่างชัดเจนยิ่งขึ้น

โดยประโยชน์หลักๆ ของการใช้บริการจากผู้ให้บริการมีดังนี้ :

• ผลลัพธ์ที่เป็นมาตรฐาน (Standardized output): ส่งมอบงานตามระเบียบวิธีที่เป็นสากล มั่นใจได้ในเรื่องคุณภาพและความละเอียดของข้อมูลที่สม่ำเสมอ
• ความเป็นกลาง (Objectivity): ผู้ให้บริการไม่มีส่วนเกี่ยวข้องกับโครงสร้างอำนาจหรือความสัมพันธ์ภายในองค์กร จึงสามารถสะท้อนความจริงได้จากทั้งฝั่งผู้บริหารและพนักงานหน้างาน
• มุมมองที่หลากหลายจากการทำหลากธุรกิจ (Cross-industry insight): ด้วยประสบการณ์จากโครงการที่คล้ายคลึงกัน ผู้ให้บริการสามารถช่วยทลายกรอบความคิดเดิม ๆ ประเภท "เราก็ทำแบบนี้กันมาตลอด" และนำเสนอแนวทางใหม่ ๆ ในการแก้ปัญหาได

อย่างไรก็ดี สิ่งสำคัญที่ต้องตระหนักคือ "ขอบเขตและคุณภาพ" ของการประเมินสถานะปัจจุบันนั้นมีความแตกต่างกันอย่างมากในแต่ละผู้ให้บริการดังนั้น ประโยชน์ที่กล่าวมาข้างต้นจึงอาจไม่ได้เกิดขึ้นเสมอไป ซึ่งนำไปสู่คำถามสำคัญที่ว่า: เราควรมีเกณฑ์อย่างไรในการเลือกผู้ให้บริการ?

ปัจจัยสำคัญที่ต้องพิจารณาข้อที่ (1) : ความสามารถในการสื่อสารภาษาไทยกับพนักงานในท้องถิ่นได้อย่างมีประสิทธิภาพ

เนื่องจากการดำเนินงานในแต่ละวันส่วนใหญ่ขับเคลื่อนโดยพนักงานชาวไทย การสัมภาษณ์เพื่อเก็บข้อมูลในช่วงการประเมินจึงต้องทำกับพนักงานไทยเป็นหลัก

แม้ฟังดูเป็นเรื่องพื้นฐานที่ผู้ให้บริการควรจะสื่อสารภาษาไทยได้ดี แต่ในความเป็นจริง หลายครั้งกลับไม่เป็นเช่นนั้น ตัวอย่างเช่น :

• โครงการ ERP ที่ขับเคลื่อนจากสำนักงานใหญ่ในต่างประเทศ (Globally led) : สำนักงานใหญ่อาจแต่งตั้งบริษัทที่ปรึกษาจากประเทศญี่ปุ่นเข้ามาดูแล ซึ่งทีมงานจะเดินทางมาประเมินในระยะสั้นและใช้ภาษาอังกฤษเป็นหลัก
• ผู้ให้บริการญี่ปุ่นบางรายในไทย : อาจใช้ที่ปรึกษาชาวญี่ปุ่นเป็นผู้ดำเนินรายการสัมภาษณ์หลัก โดยให้ที่ปรึกษาชาวไทยทำหน้าที่เพียงแค่เป็นล่ามหรือผู้ช่วยเท่านั้น

จากประสบการณ์ของเรา พนักงานระดับปฏิบัติการชาวไทยให้ความสำคัญกับการสื่อสารโดยตรงในภาษาท้องถิ่น (ภาษาไทย) เป็นอย่างมาก ซึ่งอาจจะมากกว่าประเทศอื่น ๆ ในกลุ่มอาเซียนด้วยซ้ำ เพราะฉะนั้น ถึงแม้การพูดคุยผ่านภาษาอังกฤษหรือผ่านล่ามจะดูเหมือนราบรื่นดี แต่บ่อยครั้งมักจะมี "ช่องว่างที่ซ่อนอยู่" พนักงานอาจรู้สึกว่าความกังวลหรือปัญหาที่แท้จริงของพวกเขาไม่ได้รับการเข้าใจอย่างลึกซึ้ง ซึ่งจุดนี้จะลดความร่วมมือ (Engagement) ของพนักงาน และจำกัดความลึกของข้อมูลที่เราจะได้มา

ด้วยเหตุผลนี้ เวลาเลือกผู้ให้บริการสิ่งสำคัญที่สุดคือต้องมั่นใจว่า "ที่ปรึกษาชาวไทยที่มีประสบการณ์และสามารถนำการสัมภาษณ์ได้อย่างเป็นอิสระ" จะได้เข้ามามีบทบาทหลักและเป็นศูนย์กลางในการประเมินครั้งนี้ครับ

ในบทความถัดไป เราจะมาเจาะลึกปัจจัยอื่น ๆ ที่ต้องพิจารณาเพิ่มเติมในการเลือกผู้ให้บริการกันต่อ ฝากติดตามด้วยนะครับ